01Kdo tvé údaje zpracovává
Správkyní tvých osobních údajů je:
- [jméno a příjmení / obchodní firma]
- IČO: 08424250
- se sídlem [sídlo]
- e-mail: hello@elaraway.com
(dále „já“ nebo „ELARA“). S čímkoliv, co se týká tvých údajů, mi napiš na hello@elaraway.com. Ke kartám klientek má přístup jen Ariana.
02Jaké údaje zpracovávám
- Kontaktní údaje – jméno, e-mail a telefon.
- Fakturační a platební údaje – jméno a příjmení, adresa, při nákupu na firmu název firmy, IČO a DIČ; variabilní symbol, údaje o platbě a číslo účtu, ze kterého platba přišla (kvůli spárování platby a případnému vrácení peněz).
- Historie rezervací – služby, termíny, způsob setkání (telefon nebo videohovor), stav platby, přesuny a storna, použité kódy, kredity a zaváděcí ceny, tvůj osobní kód Doporuč kamarádku a odkud jsi o ELARA slyšela.
- Odpovědi z dotazníku záměru – mohou obsahovat informace o tvém zdraví a duševním prožívání. Jde o zvláštní kategorii osobních údajů, se kterou zacházím obzvlášť citlivě.
- Souhlasy – znění a verze každého souhlasu, který jsi udělila, s datem a časem udělení, případně odvolání.
- Zvukový záznam hovoru a jeho přepis – jen pokud k nahrávání dáš souhlas, a jen kvůli přípravě tvého osobního PDF. Rozhovor může obsahovat informace o tvém zdraví a duševním prožívání.
- Materiály ze setkání – osobní PDF se shrnutím sezení nebo se vzkazy z resetu (jen se souhlasem s nahráváním).
- Reference – tvé odpovědi ve formuláři referencí, hodnocení, zvolený způsob zveřejnění jména a fotografie, pokud ji se souhlasem nahraješ.
- Newsletter a Waitlist – e-mail a informace, zda chceš dostávat novinky a nové termíny.
- Meditace zdarma – jméno a e-mail, na který ti meditaci pošlu.
- Komunikace – e-maily, které si vyměníme, a moje soukromá poznámka ke spolupráci.
- Technické údaje – IP adresa a údaje o zařízení v nezbytném rozsahu kvůli bezpečnosti webu a ochraně před zneužitím formulářů.
Údaje mi poskytuješ sama při rezervaci, ve formulářích a v e-mailech. Bez kontaktních a fakturačních údajů rezervaci vytvořit nejde; vše ostatní je dobrovolné.
03Proč a na jakém základě
| Účel | Právní základ |
|---|---|
| Rezervace a poskytnutí služby (telefonicky nebo videohovorem), faktura, potvrzení, připomínky, správa rezervace a vrácení peněz | Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) |
| Dotazník záměru | Právní základ: tvůj výslovný souhlas (čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR), který můžeš kdykoliv odvolat |
| Zvukový záznam hovoru, jeho přepis a zpracování pomocí AI kvůli přípravě tvého osobního PDF | Právní základ: tvůj souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), u informací o zdraví výslovný souhlas (čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR); souhlas je dobrovolný a můžeš ho kdykoliv odvolat |
| Vedení účetnictví a daňové povinnosti (faktury, opravné doklady) | Právní základ: plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) |
| Novinky a nové termíny e-mailem | Právní základ: tvůj souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR); odhlásit se můžeš jedním klikem v každém e-mailu |
| Waitlist – jeden souhrnný e-mail, když otevřu nové termíny | Právní základ: tvoje žádost při zápisu (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) |
| Zaslání meditace zdarma | Právní základ: tvoje žádost ve formuláři (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) |
| Zveřejnění reference, jména a fotografie na webu a na Instagramu | Právní základ: tvůj souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) v rozsahu, který zvolíš |
| Prosba o referenci po službě a e-mail Doporuč kamarádku klientkám | Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
| Kontrola, že úvodní konzultaci, zaváděcí cenu a slevové kódy využije každá jen jednou; bezpečnost webu; obhajoba právních nároků | Právní základ: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
04Nahrávání hovoru a nástroje umělé inteligence
Pro vytvoření osobního PDF si mohu náš hovor zvukově nahrát. Nahrávku pomocí AI převedu do textu, který osobně zkontroluji a upravím. AI potom využiji k přípravě přehledného dokumentu. Obsah nebude veřejně sdílen. Obsah vhledů je vždy od Ariany a nedochází k žádnému automatizovanému rozhodování ani profilování.
U individuálního sezení se souhlas týká telefonického hovoru nebo videohovoru podle tvé volby, u Nočního energetického resetu integračního videohovoru. Nahrávku i pracovní přepis smažu po odeslání PDF.
Nahrávání je dobrovolné. Pokud si ho nepřeješ, sezení nebo reset proběhne ve stejném rozsahu a za stejnou cenu, ale nedostaneš osobní PDF. Souhlas můžeš kdykoliv odvolat na stránce správy rezervace (odkaz najdeš v potvrzovacím e-mailu) nebo e-mailem na hello@elaraway.com. Hovor pak nenahraji, PDF ti nepošlu a nahrávku nebo přepis, pokud už existují, smažu.
05Kdo mi se zpracováním pomáhá
Tvé údaje zpřístupňuji jen v nezbytném rozsahu těmto zpracovatelům a příjemcům:
| Služba | K čemu |
|---|---|
| Fakturoid (Fakturoid s.r.o., ČR) | K čemu: vystavení faktur a opravných dokladů, párování plateb |
| Banka (Česká spořitelna, a.s.) | K čemu: příjem plateb a vracení peněz |
| Google Workspace – Gmail, Kalendář, Meet (Google Ireland Ltd.) | K čemu: e-mail hello@elaraway.com, kalendář rezervací, videohovory |
| Resend (Resend, Inc., USA) | K čemu: odesílání automatických e-mailů k rezervacím a příjem e-mailů pro hello@elaraway.com |
| MailerLite nebo Ecomail | K čemu: rozesílání novinek – jen pokud jsi k nim dala zvláštní souhlas |
| Vercel (Vercel Inc., USA) | K čemu: hosting webu |
| Poskytovatel hostingu databáze | K čemu: bezpečné uložení údajů o rezervacích |
| Nástroje umělé inteligence – [konkrétní poskytovatelé, místo zpracování a doba uchování] | K čemu: přepis nahrávky a příprava osobního PDF – jen s tvým souhlasem (viz výše) |
| Meta (Instagram) | K čemu: zveřejnění reference – jen s tvým souhlasem |
| Účetní nebo daňová poradkyně | K čemu: vedení účetnictví, pokud ji využívám |
Někteří poskytovatelé sídlí nebo zpracovávají údaje mimo Evropskou unii (zejména v USA). Předání probíhá jen na základě záruk podle GDPR, tedy rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů (Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek.
06Jak dlouho údaje uchovávám
- Faktury a další účetní doklady – 10 let, jak vyžadují účetní a daňové předpisy.
- Karta klientky a historie rezervací – po dobu spolupráce a poté 3 roky od poslední služby kvůli případným nárokům.
- Odpovědi z dotazníku záměru – po dobu spolupráce, nejdéle 3 roky od poslední služby, nebo do odvolání souhlasu.
- Zvukový záznam hovoru a pracovní přepis – jen do odeslání osobního PDF, potom je smažu; při odvolání souhlasu dřív.
- Osobní PDF – po dobu spolupráce, nejdéle 3 roky od poslední služby, nebo do tvé žádosti o výmaz.
- Jméno a e-mail z formuláře Meditace zdarma – nejdéle 3 roky od zaslání meditace nebo do tvé žádosti o výmaz; pokud odebíráš novinky, do odhlášení.
- Záznamy o souhlasech – po dobu jejich platnosti a 3 roky po odvolání, abych mohla doložit, že byly uděleny.
- Novinky a Waitlist – do odhlášení.
- Zveřejněné reference a fotografie – do odvolání souhlasu se zveřejněním.
07Tvoje práva
Máš právo:
- vědět, jaké údaje o tobě zpracovávám, a dostat jejich kopii,
- na opravu nepřesných údajů,
- na výmaz údajů – kromě těch, které musím ze zákona uchovat (například faktury),
- na omezení zpracování a na přenositelnost údajů,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- kdykoliv odvolat souhlas; odvolání nemá vliv na zpracování před ním,
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz).
Stačí napsat na hello@elaraway.com. Export i smazání tvých údajů vyřídím jedním klikem v administraci, nejpozději do jednoho měsíce od žádosti. Z novinek se můžeš odhlásit také odkazem v každém e-mailu.
09Zabezpečení
Web běží na zabezpečeném spojení (HTTPS). Odkazy na správu rezervace, dotazník záměru a formulář reference jsou osobní a zabezpečené a neobsahují tvé údaje. Do administrace má přístup jen Ariana. Události v kalendáři s tvými údaji se zapisují do samostatného kalendáře ELARA v Arianině účtu.
Změny těchto zásad
Zásady můžu aktualizovat, například když začnu používat nový nástroj. Aktuální znění najdeš vždy na této stránce. Související pravidla rezervací a storna najdeš v obchodních podmínkách.